您的位置 首页 龙岩新闻

番茄工作法:简单易行的时间管理方法

文:半两铜钱(ID:youliaolicai168)
这篇文章是最近读的《番茄工作法图解》一书的笔记,内容是关于时间管理、工作效率等方面的知识,简单易懂,可以作为时间管理技巧方面的入门书籍。
日常生活、工作中,林林总总也摸索过不少的时间管理方法,都不太理想。《番茄工作法图解》中所阐述的“任务与番茄钟(时间)”“番茄钟与专注”的关系则令我把这套方法坚持了下来,至于原因,一个是因为它的原理够简单易上手,另一个则是有效。
使用番茄钟,能在心里暗示你,在这段时间内专注于某件事情,尽量摒弃其他的打扰。而一个番茄钟的时间为25分钟,这个时间不是固定死的,有的人能专注的时间久一点,有的稍弱,要自己去摸索,我个人的专注时间在25分到50分这样,太长就感觉总是会分心,还不如中途休息一下,然后再回来继续专注任务。
它的工作原理可以简单的概括为:开启番茄钟——专注于任务——休息。以这样的几个步骤在一天内循环。
一次只做一件事则是它的最高执行标准。
在一天内,番茄工作者可以分为5个阶段:
1、计划:提取当天最重要的任务写在“今日待办”清单上。
2、跟踪:在使用番茄钟时,设定好要跟踪的指标,在这个过程中做好数据收集。如一天内有多少个番茄钟被打断过,一个任务要多少个番茄钟完成,是多了还是少了。
3、记录:将当天收集的数据归档,如果你跟踪的指标是番茄钟被打断次数,就把打断次数写下来,记录表格用Excel就行。
4、处理:提取记录表格中的有用信息,如每个番茄钟平均被打断多少次,平均一个任务要多少个番茄钟。
5、可视化:将收集到的信息组织起来,从中找出可改进的思路,不断的自我调整。
用到的工具:
实践番茄工作法,要用到的工具很普通,一支笔,一个计时器,三张纸就够。
三张纸则是一张“任务清单”、一张“今日待办”、一张“记录”表格,这些都可以用手机或电脑代替。不过待办清单最好能利于自己查看,能及时提醒自己要做的事。
任务清单:把你想要完成的事情,不分重要程度,不分优先级,不考虑完成时间,统统写在清单上。唯一的要求就是不要长篇大论,用简单的话语来说明要做的事,如果有时间限制,可以在任务后面写上最后的完成时间。任务清单要经常更新,增加新任务,删除已完成或不要做的。
今日待办:从上面的任务清单中,挑选最重要,时间最紧迫的任务填在今日待办上,不需要把所有都写,要考虑自己一天能完成多少。
开启第一个番茄钟
任务计划得再完美也要行动才行,选出“今日待办”清单中最重要的一件事,开启番茄钟,在这25分钟内只专注与这件事。
25分后,闹钟铃响,放下手中的工作,在待办清单的任务旁边画个“X”,表示这个任务完成,去休息,最起码都起来走动几步,让头脑去消化刚才的内容。如果怕刚才的思路忘记,可以在纸上速记下当时的思路,以便休息完后能及时连接上。
每个番茄钟后休息多久没有固定,一般是5分钟,4个番茄钟后,可以来一次阶段性的15到30分钟的长休,这段时间可以用来处理一些不需要太费脑力的杂事。我个人比较喜欢每两个番茄钟休息一次,10分钟。
有一些任务需要的时间太长或太复杂,如要一周,这时就要把任务拆分开来,每天设定完成的番茄数。这样把任务分割开,能及时给你反馈,更容易完成和增加自己对完成任务的信心。
记录和处理
一天工作结束后要及时进入记录阶段,将跟踪的指标填入有格,至于跟踪的指标是什么,可以自己定,比如,一天完成的番茄钟数,被打断的次数等。
这些数据可以反应出你的工作方式,如一天完成的工作量,每个工作任务所用的时间,为什么时间用了那么多,完成量却那么少?
只有持续地对自己的工作时间优化与改善,才能为以后的工作任务更精准的估测出所要用的时间与难易度。这是一个不断思考与反思的过程。
中断
在开启番茄钟后,中途中断在所难免。
中断分两种,一种是自己造成的“内部中断”,是在专注时,内心冒出其他的想法,想要打断你的专注行为。第二种是外部中断,是别人造成的,如有人找你帮忙。
应对“内部中断”的方法是:接受、记录并继续。在一个番茄钟内,突然想起要打电话给谁,或要回复谁的邮件,这时是否要立刻打电话或回复邮件呢?不!只需要在“今日待办”清单上把这些记录下来,然后继续专注当前的番茄钟任务。
应对“外部中断”则麻烦一点,首先不确定它什么时候来,另一个则是别人打断你的事情有急与不急之分。如果是别人打电话来想跟你叙叙旧,可以跟对方说正忙,并且与对方协商好在什么时候打电话给他,如果都没问题,问题就解决了;如果对方有的是急事等着你回复,那则要中断这个番茄钟,把对方的事处理完后,重新再开启一个新的番茄钟。
处理外部中断的策略,由以下四步组成。
1、告知:“我手头有事,正忙。”
2、协商:“周五再帮你做,行吗?”
3、计划:写下活动名称,把它记录在活动清单或今日待办上。
4、答复:按照承诺回复人家。
预估
每天开始任务之前,都要对待办清单上的任务进行番茄钟预估,如某项任务需要4个番茄钟,就在任务后面画上四个小方格,每完成一个番茄钟就在一个小方格上打“X”。如果任务预估的番茄数超过7个,则说明它太复杂,需要把它拆分成不同的小任务,然后这些小任务单独占一行,标上不同的番茄钟预估数。
我们会遇到这样的情况,就是一件事不用一个番茄钟就能完成,如打电话、回邮件,这时可以在这项任务清单后标上0来表示时间花费小于一个番茄钟,可以将几项这样的任务合在一起,形成一个番茄钟。
任务开始后,实际用的时间超过了预估番茄数,这时可以能它进行第二次预估,猜测它还需要多少个番茄钟才能完成,然后在任务清单,小方格后面画上相应的圆圈来表示。如果最后圆圈也画满了“X”,任务也还没完成,那就进行第三次预估,也是最终预估,在圆圈后面用三角形来表示。三次预估都还不能完成任务,那就得分析一下为什么一次又一次反复地低估这件事。
如果经常出现事前预估的时间与实际时间不一致,特别是预估少了时间,则要考虑是不是以下两个原因造成的:
1、做预估的方法或能力有待改进;
2、工作开始后,又出现新情况、新问题,使得环境发生改变。
番茄工作法并不是固定死,一成不变的,每个番茄钟的时间长短,休息时间都可以按照自己的实际来改变,只有适合自己的才是最好的。
但是,按任务的优先级别,从最重要的开始;每次只专注于一件事是必须要遵守的原则,这是核心。要不然就失去了它存在的意义。
每当打开番茄钟后,就表示,接下来这段时间你要开始专注了。
在使用番茄钟的时候,有的人会进入一个盲区,那就是为了完成番茄钟的数量而开启番茄钟,而忽略了它专注的原意。番茄钟工作法,说到底是让使用者在一段时间内专注于一件事,这里在乎的是完成质量,而不是完成的番茄钟有多少,如果心里只想着完成一定数量的番茄钟,而任务完成质量很差,那就是本末倒置了。
从现在开始,每天给自己一个承诺:一个番茄钟、一个活动、一个目标。
原创不易,如果你喜欢今天的内容,别忘记点赞哦~
– 关注有料理财(youliaolicai168)-↓↓↓点击阅读原文,送你一份价值十万的理财资产记账表

为您推荐

发表评论

邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注